Das Vocatis Aufrufsystem ist eine digitale Lösung zur effizienten Steuerung von Besucherströmen in Service‑ und Wartebereichen. Es ermöglicht Einrichtungen, Kundinnen und Kunden strukturiert aufzurufen, Wartezeiten transparent darzustellen und Abläufe deutlich zu beschleunigen. Durch flexible Workflows, moderne Benutzeroberflächen und modulare Komponenten lässt sich das System exakt an die Anforderungen verschiedener Branchen anpassen – vom Bürgerbüro über Kliniken bis hin zu Banken oder Dienstleistungszentren.

Das Aufrufsystem wird in sehr unterschiedlichen Bereichen eingesetzt und ist so flexibel, dass es sowohl kleine Organisationen als auch große, komplexe Einrichtungen unterstützt. Behörden Vocatis ist ideal für alle Behörden mit Publikumsverkehr, darunter: Bürgerbüros & Einwohnermeldeämter Zulassungsstellen Ausländerbehörden Sozialämter Jobcenter Standesämter Ordnungsämter Landratsämter und kommunale Servicecenter Behörden profitieren besonders von klaren Abläufen, strukturierten Wartebereichen und einer deutlichen Entlastung der Mitarbeitenden. Krankenhäuser & medizinische Einrichtungen Vocatis wird häufig eingesetzt in: Krankenhäusern MVZ Fachambulanzen Patientenaufnahme Blutabnahme / Labor Untersuchungsbereichen Vorteile: ruhige, diskrete Aufrufe, klare Patientenführung und weniger Störungen im Ablauf. Hochschulen & Bildungseinrichtungen Typische Einsatzbereiche sind: Prüfungsämter Studienberatung Immatrikulationsbüros Servicepoints Bibliotheken Gerade zu Semesterbeginn sorgt Vocatis für strukturierte Abläufe und kürzere Wartezeiten. Banken & Finanzdienstleister Vocatis eignet sich auch für: Banken Sparkassen Versicherungen Finanz- und Servicezentren Hier überzeugt das System durch diskrete Aufrufe und, professionelle Darstellung und flexible Workflows. Weitere Einrichtungen Vocatis wird außerdem genutzt von: Stadtwerken & Energieversorgern Beratungsstellen Sozialdiensten Öffentlichen Servicecentern Unternehmen mit Kundenverkehr Kurz gesagt: 👉 Überall dort, wo Besucherströme organisiert werden müssen, ist Vocatis die passende Lösung.

Das Vocatis Aufrufsystem verbessert den täglichen Betrieb, indem es Besucherströme effizient organisiert und Mitarbeitende spürbar entlastet. Durch klare Abläufe, flexible Workflows und moderne Benutzeroberflächen sorgt das System für schnellere Prozesse, weniger Wartezeiten und eine deutlich bessere Servicequalität. Besucher können entspannt warten, weil sie jederzeit wissen, wo sie stehen, wie lange es ungefähr dauert und wann sie aufgerufen werden. Das schafft Ruhe im Wartebereich und reduziert Rückfragen an den Empfang.

Eine Schulung ist in der Regel nicht erforderlich, da das Vocatis Aufrufsystem bewusst so gestaltet wurde, dass Mitarbeitende es sofort intuitiv bedienen können. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert, logisch aufgebaut und ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne technische Vorkenntnisse. Für Einrichtungen, die dennoch eine Einführung wünschen, bieten wir maßgeschneiderte Schulungen an – genau in dem Umfang, der für Ihr Team sinnvoll ist.

Mit Vocatis werden Termin- und Laufkundschaft parallel im gleichen Aufrufsystem gesteuert Ablauf Terminpersonen checken sich per QR-Code oder Anmeldung ein und werden zum Terminzeitpunkt priorisiert aufgerufen. Laufkundschaft zieht ein Ticket und erhält eine fortlaufende Nummer, nach der sie in die Warteschlange eingereiht wird. Priorisierung: Termine haben zum gebuchten Zeitpunkt Vorrang vor Laufnummern. Systemlogik Laufkundschaft wird bewusst nicht terminiert, sondern über eine Laufnummer flexibel eingesteuert. Dadurch werden Sachbearbeitende nicht vollständig zugetaktet, und Terminzeiten bleiben realistisch einhaltbar. Überlastete Terminpläne führen sonst schnell zu Verzögerungen, Stress und Unzufriedenheit bei Terminkunden. Laufkundschaft ist darauf eingestellt zu warten und wird entsprechend der Reihenfolge bearbeitet. Vorteil Klare Priorität für Termine, faire Behandlung von Laufkundschaft und eine stabile, stressarme Auslastung im Tagesbetrieb.

Vocatis kann in so vielen unterschiedlichen Einrichtungen eingesetzt werden, weil das System flexible, anpassbare Workflows bietet. Jede Organisation kann ihre eigenen Abläufe, Prioritäten und Warteschlangen definieren – ohne technische Einschränkungen. Dadurch passt sich Vocatis exakt an die Prozesse von Behörden, Krankenhäusern, Hochschulen, Banken und vielen weiteren Einrichtungen an. Individuelle Warteschlangen Jeder Fachbereich kann eigene Warteschlangen anlegen, z. B.: Bürgerbüro: „Anmeldung“, „Reisepass“, „Meldewesen“ Krankenhaus: „Aufnahme“, „Labor“, „Ambulanz“ Hochschule: „Studienberatung“, „Immatrikulation“ Bank: „Service“, „Beratung“, „Kasse“ Flexible Prioritäten Vocatis unterstützt unterschiedliche Prioritäten wie: Termin vor Laufkundschaft Express‑ oder Notfallaufrufe Fachbereichs‑Priorisierung interne Weiterleitungen Anpassbare Prozesse Jede Einrichtung kann definieren: wie Besucher aufgerufen werden welche Informationen angezeigt werden wie Mitarbeitende Fälle übernehmen wie Übergaben funktionieren wie viele Arbeitsplätze beteiligt sind Mehrsprachige und barrierearme Bedienung Damit eignet sich Vocatis auch für Einrichtungen mit heterogenen Besuchergruppen. Kurz gesagt: 👉 Vocatis ist so vielseitig, weil es keine festen Abläufe vorgibt, sondern sich komplett an die Prozesse der jeweiligen Einrichtung anpasst.

Vocatis ist von Grund auf so entwickelt, dass es mit jeder Einrichtung mitwächst – von kleinen Gemeinden mit einem einzigen Arbeitsplatz bis hin zu großen Behörden, Kliniken oder Hochschulen mit über 200 Arbeitsplätzen. Die Skalierbarkeit ergibt sich aus der webbasierten Architektur und dem modularen Aufbau des Systems. 1) Webbasierte Technologie ohne lokale Installation Da Vocatis vollständig im Browser läuft, können beliebig viele Arbeitsplätze angebunden werden – ohne zusätzliche Software, ohne komplexe IT‑Infrastruktur und ohne Installationsaufwand. 2) Flexible Erweiterung der Arbeitsplätze Neue Arbeitsplätze, Fachbereiche oder Standorte können jederzeit hinzugefügt werden. Das System passt sich automatisch an die neue Struktur an. 3) Beliebig viele Warteschlangen und Fachbereiche Ob ein Fachbereich oder zwanzig: Vocatis unterstützt mehrere parallele Warteschlangen, Prioritäten und Prozesse, ohne an Leistungsgrenzen zu stoßen. 4) Stabil auch bei hohen Besucherzahlen Das System ist darauf ausgelegt, große Besucherströme zuverlässig zu verarbeiten – ideal für Bürgerbüros, Krankenhäuser oder Hochschulen mit saisonalen Spitzen. 5) Einsetzbar in kleinen wie großen Organisationen Kleine Einrichtungen: 1–5 Arbeitsplätze Mittlere Einrichtungen: 10–50 Arbeitsplätze Große Organisationen: 100+ Arbeitsplätze, mehrere Standorte Vocatis bleibt in jeder Größe performant und übersichtlich. Kurz gesagt: 👉 Vocatis ist so skalierbar, weil es webbasiert, modular und flexibel aufgebaut ist – und sich dadurch problemlos an jede Organisationsgröße anpasst.

Vocatis überzeugt durch ein außergewöhnlich gutes Preis‑Leistungs‑Verhältnis, weil das System modular, flexibel und skalierbar aufgebaut ist. Jede Einrichtung – ob klein, mittelgroß oder groß – nutzt genau die Funktionen, die sie wirklich benötigt, ohne unnötige Zusatzkosten. Ein weiterer entscheidender Vorteil: Soft‑ und Hardware werden vollständig bei uns im Haus entwickelt und produziert. Sie kaufen direkt beim Hersteller – ohne Zwischenhändler, ohne Aufpreis, mit maximaler Qualitätssicherheit.   Auch der Support erfolgt ausschließlich durch unser eigenes Team. Keine Fremdfirma, keine ausgelagerten Hotlines – Sie sprechen immer direkt mit den Expertinnen und Experten, die Vocatis entwickelt haben. Und weil Entwicklung und Support bei uns im Haus liegen, wird Vocatis kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst und weiterentwickelt.